Czym jest analiza przedwdrożeniowa CRM i o czym, wartopamiętać przeprowadzając ją w swojej firmie? Przedstawiamy najważniejsze informacje i podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.
Customer Relationship Management to starannie opracowana strategia służąca do zarządzania relacjami z klientami i odbiorcami usług. Jej narzędziem jest system CRM, czyli oprogramowanie pozwalające wprowadzić lepszą organizację pracy i prosumencki model prowadzenia biznesu. Aby rozwiązanie przyniosło oczekiwane efekty, niezbędny jest jednak wcześniejszy audyt firmy. Jego celem jest ustalenie kluczowych potrzeb organizacji oraz wdrożenie narzędzia o jak najwyższym stopniu kompatybilności.
Analiza przedwdrożeniowa ma za zadanie określić zakres potrzeb firmy względem systemu używanego do zarządzania relacjami z klientami. Celem audytu jest także dokładna i wielopoziomowa ocena przedsiębiorstwa oraz wykazanie zgodności jego funkcjonowania z wymogami branży i normami prawnymi. Efektem jest dobranie narzędzia, które zapewni optymalizację pracy i wyższą jakość świadczonych usług.
Afiliacja systemu CRM wymaga odpowiedniego przygotowania i uważnej analizy. Nieodpowiednie wdrożenie lub zbyt ogólne określenie potrzeb firmy może powodować ograniczoną możliwość wykorzystania wszystkich funkcjonalności systemu, a nawet spadek efektywności pracy, jeśli narzędzia zostaną źle dobrane.
Przy przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej należy pamiętać, że to system CRM powinien być dostosowany do potrzeb firmy, a nie odwrotnie. Warto także mieć, na uwadze, że idealnie dobrany system CRM powinien być w 100% kompatybilny z organizacją oraz oczekiwaniami jej pracowników, którzy będą używać nowego oprogramowania w pracy.
Pierwszym etapem wdrożenia CRM jest wywiad z zespołem pracowników firmy. Określają oni w nim swoje oczekiwania oraz potrzeby związane z nowym systemem. To dobry moment na sporządzenie listy wymaganych funkcjonalności oraz stworzenie zarysu architektury nowego oprogramowania.
Druga część audytu obejmuje weryfikację dokumentacji przedsiębiorstwa i sprawdzenie ich zgodności z wymaganiami, takimi jak wyniki sprzedażowe, KPI, realizacja celów strategicznych, zachowania konsumenckie czy statystyki. Firma poddawana jest analizie na różnych szczeblach. Należy pamiętać, że celem audytu jest także ocena zgodności z wymogami i normami prawnymi oraz optymalizacja działań organizacji.
Wyróżnia się trzy rodzaje audytów przedwdrożeniowych. Są to audyt danych, audyt funkcjonalności i audyt funkcjonalności. Po przeprowadzeniu audytu i analizie jego wyników łatwiej o dobór odpowiedniego narzędzia i dopasowanie oprogramowania CRM do potrzeb organizacji. To także moment na ustalenie nowych celów lub modyfikację dotychczasowych procesów.
Analiza przedwdrożeniowa pozwalana dobór systemu CRM, który wraz z dobrze opracowaną strategią da możliwość budowy silnej pozycji przedsiębiorstwa oraz zapewni poprawę jakości w relacjach z klientami. Strategia umożliwia zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz pozyskanie szerszego grona odbiorców.
